امروزه با پیشرفت فناوری اطلاعات، شرکتها و سازمانها رفته رفته از روشهای سنتی به سمت خدمات الکترونیک حرکت می‌کنند. برای صرفه جویی در زمان و هزینه، دیگر نامه نگاریهای داخل شبکه و حتی خارج شبکه عمدتا به صورت الکترونیکی صورت میگیرد.

در این حوضه یکی از مهمترین سرویسهای ارائه شده، ایمیل سرور است که بسیاری از مشکلات را از دوش مدیران و کارکنان سازمان برداشته و نظم و ترتیب خاصی به فرایندها و چرخه انجام عملیات‌های سازمانی خواهد بخشید.

مزایای استفاده از ایمیل سرور:

• صرفه جویی در هزینه: کاهش هزینه ناشی از خرید کاغذ، بایگانی و جست و جو
• صرفه جویی در زمان: نامه های الکترونیک به صورت آنی به مخاطب شما خواهد رسید و زمان کارکنان سازمان جهت جابجایی نامه ها بیهوده تلف نخواهد شد.
• ارسال و دریافت نامه‌ها، درخواست ملاقات، درخواست استفاده از تجهیزات و …
• تعریف قوانین کنترلی و سطوح دسترسی کاربران
• گروه بندی کارکنان و اعمال مدیریت برروی ارسال و دریافت آنها
• اعمال فیلترینگ جهت ارسال و دریافت ایمیل
• امکان ارسال نمونه نامه به مدیر هر فرد یا بخش بدون اطلاع آنها جهت کنترل ارسال و دریافت
• امکان استفاده آفلاین در صورت قطع بودن اینترنت و برقراری ارتباط داخلی بین کارکنان
• اعمال محدودیت حجمی یا تعدادی جهت ارسال ایمیل
• تهیه بایگانی و آرشیو از ایمیل‌های موجود به صورت خودکار
• ثبت زمان و تاریخ ارسال، دریافت، مشاهده و پاسخ هر ایمیل در سیستم
• امکان ارتباط با ایمیل‌های محیط اینترنت مانند یاهو، جیمیل، اَوتلوک و … و حتی درصورت ثبت دامین امکان ارائه سرویس ایمیل برروی نام دامنه سازمان
• امکان ایجاد پوشه برای اشتراک گذاری فایل برروی بستر ایمیل سرور
• هماهنگی با کاربر ویندوزی و اکتیو در صورت استفاده از Exchange Server
• برنامه ریزی و رزرو ملاقات و جلسات
• امکان استفاده از موبایل جهت کنترل ایمیل‌ها